Zakres wymiany danych
Integracja ERP i CRM najczęściej obejmuje trzy kategorie danych: informacje o kontrahentach, dokumenty sprzedażowe oraz stany magazynowe. System ERP zwykle pełni rolę źródła prawdy dla danych finansowych i magazynowych, natomiast CRM gromadzi historię kontaktów i etapy procesu sprzedaży.
Zakres integracji ustala się na etapie analizy przedwdrożeniowej, definiując które obiekty danych mają być synchronizowane oraz z jaką częstotliwością — w czasie rzeczywistym, w interwałach cyklicznych czy na żądanie użytkownika.
Kierunek synchronizacji
Synchronizacja może być jednokierunkowa, gdy dane płyną wyłącznie z ERP do CRM (na przykład aktualizacja stanów magazynowych widocznych dla handlowców), lub dwukierunkowa, gdy zmiany wprowadzone w CRM — jak nowy kontrahent — trafiają z powrotem do ERP.
Ryzyko pętli synchronizacji
Przy integracjach dwukierunkowych istotne jest zabezpieczenie przed pętlą synchronizacji, w której aktualizacja rekordu w jednym systemie wywołuje aktualizację w drugim, a ta z kolei ponownie uruchamia przepływ w systemie pierwotnym. Platformy iPaaS rozwiązują to zwykle poprzez znaczniki źródła zmiany.
Mapowanie pól i typów danych
Systemy ERP i CRM różnią się strukturą danych — pole może mieć inną nazwę, inny format daty czy inny sposób kodowania statusu zamówienia. Warstwa mapowania w platformie integracyjnej odpowiada za przekształcenie danych ze struktury źródłowej do struktury docelowej, zachowując spójność semantyczną.
Obsługa konfliktów danych
Gdy ten sam rekord zostaje zmodyfikowany niemal jednocześnie w obu systemach, integracja musi zawierać regułę rozstrzygającą, która wersja danych ma priorytet. Typowe podejście opiera się na znaczniku czasu ostatniej modyfikacji lub na ustaleniu jednego systemu jako nadrzędnego dla danego typu danych.